מכסת אחסון ב SharePoint Online מאפשרת למנוע מצב שבו אתר אחד צורך חלק גדול משטח האחסון של הארגון.
במהלך SharePoint Online Audit שביצעתי לאחרונה, גיליתי שכמעט שליש מנפח האחסון הכולל נצרך על ידי אתר אחד, כאשר חלק משמעותי ממנו היה קשור לקובץ יחיד ולגרסאות שנשמרו עבורו.
לפרטים נוספים על המקרה ותוצאות הבדיקה, ניתן לקרוא גם את המאמר שכתבתי בנושא :
SharePoint Online Audit שחסך שליש מנפח האחסון.
מדוע ברירת המחדל עלולה ליצור בעיה?
כברירת מחדל, SharePoint Online מנהל את האחסון כמאגר משותף. כל האתרים משתמשים בשטח שהם צריכים, ללא מכסה נפרדת שמגבילה כל אתר.
גישה זו מפשטת את הניהול השוטף, אך היא גם מאפשרת לאתר אחד לגדול באופן חריג על חשבון שאר האתרים.
הבעיה משמעותית במיוחד כאשר משתמשים רשאים ליצור Teams בעצמם. כל Team חדש יוצר מאחוריו אתר SharePoint, ולעיתים נוצרים בארגון עשרות אתרים בלי שתהליך מסודר בודק:
- האם האתר עדיין פעיל ?
- מי הבעלים שלו ?
- איזה מידע נשמר בו ?
- כמה נפח אחסון הוא צורך ?
- האם קיימת עבורו מכסת אחסון מתאימה ?
- האם הגדרות השיתוף וההרשאות שלו תואמות את מדיניות הארגון ?
מעבר לניהול ידני של מכסת האחסון
בממשק ניהול SharePoint, ניתן לעבור מניהול אחסון אוטומטי לניהול ידני.
ההגדרה נמצאת תחת:
SharePoint Admin Center → Settings → Site storage limits
בחירה באפשרות Manual מאפשרת להגדיר מכסת אחסון נפרדת לכל אתר.
חשוב להבין שמעבר לניהול ידני אינו קובע לבדו מכסה מתאימה לכל אתר. לאחר השינוי צריך לבדוק את האתרים הקיימים ולהגדיר עבורם מגבלות בהתאם לגודל, לשימוש ולחשיבות העסקית שלהם.
הגדרת מכסה לאתר SharePoint קיים
במסך Active sites ניתן לבחור אתר ולאחר מכן ללחוץ על האפשרות Storage.
בחלון שנפתח אפשר להגדיר:
- את נפח האחסון המרבי של האתר.
- התראה לבעלי האתר כאשר השימוש מתקרב למכסה.
- את אחוז השימוש שבו תישלח ההתראה.
לדוגמה, אפשר להגדיר לאתר צוות רגיל מכסה התחלתית של 50 או 100GB, ולהפעיל התראה כאשר השימוש מגיע ל-80% או ל-90%.
אין מכסה אחת שמתאימה לכל האתרים. אתר מחלקתי, פורטל ארגוני, אתר פרויקט ואתר המכיל קובצי וידאו או קבצים הנדסיים אינם צורכים אחסון באותה צורה. לכן המכסה צריכה להיקבע על פי הצורך העסקי בפועל.
הגדרת מכסה לאתרים חדשים
כאשר מנהל יוצר אתר חדש מתוך SharePoint Admin Center, ניתן להגדיר את מכסת האחסון כחלק מתהליך יצירת האתר.
מומלץ לקבוע מכסה התחלתית סבירה ולא להעניק לכל אתר חדש את המכסה המרבית של 25TB.
אם האתר זקוק בהמשך לשטח נוסף, אפשר לבדוק את סיבת הגידול ולהרחיב את המכסה באופן מבוקר. כך הגדלת האחסון הופכת להחלטה ניהולית ולא לתהליך שמתרחש בלי בקרה.
ומה קורה כאשר משתמש יוצר Team?
כאשר משתמש יוצר Team חדש ב-Microsoft Teams, נוצר עבורו גם אתר SharePoint. לכן לא מספיק לבדוק רק את האתרים שנוצרו ישירות דרך מרכז הניהול.
אם הארגון מאפשר יצירה עצמאית של Teams וקבוצות Microsoft 365, מומלץ לבצע בדיקה תקופתית של רשימת האתרים ולוודא שלכל אתר חדש הוגדרה מכסת אחסון התואמת לשימוש שלו.
בארגונים גדולים אפשר גם להפיק דוח תקופתי באמצעות PowerShell, הכולל בין היתר:
- כתובת ושם האתר.
- נפח האחסון שנמצא בשימוש.
- מכסת האחסון שהוגדרה.
- אחוז ניצול המכסה.
- בעלי האתר.
- מועד הפעילות האחרון, ככל שהמידע זמין.
כך ניתן לזהות אתרים שגדלים במהירות לפני שהם הופכים לבעיה.
היסטוריית גרסאות: סיבה נפוצה לצריכת אחסון גבוהה
במקרה שגיליתי במהלך ה-Audit, צריכת האחסון לא נבעה רק מגודלו הנוכחי של הקובץ. גם הגרסאות הקודמות שנשמרו עבורו תרמו לנפח הכולל.
כך, מכסת האתר מגבילה את הצריכה המרבית, בעוד שניהול נכון של היסטוריית הגרסאות מסייע להבין מה צורך את השטח ולנצל את המכסה בצורה יעילה יותר.
כאשר קובץ גדול מתעדכן לעיתים קרובות, כל גרסה נוספת עלולה לצרוך שטח משמעותי. לכן קובץ יחיד יכול לצבור לאורך זמן נפח כולל הגדול בהרבה מגודלה של הגרסה הנוכחית.
מומלץ לבדוק גם:
- כמה גרסאות נשמרות בספריות המסמכים?
- האם קיימים קבצים גדולים המתעדכנים בתדירות גבוהה?
- האם מדיניות שמירת הגרסאות מתאימה לצורך העסקי?
- האם Retention Policy מונעת בפועל מחיקה של גרסאות או תוכן?
- האם סל המיחזור ו-Preservation Hold Library צורכים שטח נוסף?
Microsoft מאפשרת כיום להגדיר ניהול אוטומטי של היסטוריית הגרסאות או לקבוע מגבלות ידניות לפי מספר גרסאות ותקופת שמירה. מידע על ניהול מגבלות היסטוריית גרסאות
האם אפשר להגביל את הגודל של קובץ יחיד?
SharePoint Online מאפשר העלאה של קובץ יחיד בגודל של עד 250GB. נכון להיום, אין ב-SharePoint Online הגדרה מובנית שמאפשרת לארגון להקטין את המגבלה הזאת, למשל ל-5GB או ל-20GB לקובץ.
למידע נוסף על גודל הקובץ המרבי ומגבלות נוספות של השירות, מומלץ לעיין בתיעוד הרשמי של Microsoft בנושא מגבלות SharePoint Online
אם קיימת דרישה ארגונית כזו, ניתן לפתח מנגנון מותאם באמצעות Power Automate או פתרון ייעודי שיזהה קבצים החורגים מהגודל שהוגדר, יתריע לבעלים ויפעיל תהליך טיפול. עם זאת, זהו בדרך כלל מנגנון שמגיב לאחר ההעלאה ולא חסימה מובנית מראש.
לכן ההגנה המעשית והיעילה ביותר היא שילוב של:
- מכסת אחסון ברמת האתר.
- התראות לפני הגעה למכסה.
- ניהול נכון של היסטוריית הגרסאות.
- דוח תקופתי לאיתור אתרים וקבצים חריגים.
- תהליך מסודר לבדיקת אתרים שנוצרו דרך Teams.
- בקרה על יצירת Teams וקבוצות Microsoft 365 חדשות.
סיכום
הגדרה נכונה של מכסת אחסון ב SharePoint Online, יחד עם התראות ובדיקות תקופתיות, יכולה למנוע מאתר אחד לצרוך חלק משמעותי משטח האחסון הארגוני.
Audit תקופתי, מכסת אחסון והתראות יכולים למנוע מצב שבו אתר אחד ולעיתים אפילו קובץ אחד וגרסאותיו, צורך חלק משמעותי מכל אחסון ה-SharePoint של הארגון.
אם גם אתם רוצים להבין כיצד האחסון מנוצל, לאתר חריגות ולמנוע עלויות מיותרות, ניתן לקבוע שיחה דרך הכפתורים למטה ולהזמין Audit.