בארגונים רבים, SharePoint Online הופך עם הזמן למקום המרכזי שבו נשמרים מסמכים, קבצים, תיקיות ותכנים עסקיים חשובים. הבעיה היא שלא תמיד יש בקרה מספקת על מה באמת תופס את שטח האחסון.
במקרה שבדקתי לאחרונה במסגרת Audit ללקוח, התברר שאתר אחד בלבד, ובתוכו ספריית מסמכים אחת בלבד, תפסו חלק משמעותי מאוד מנפח האחסון הכולל של סביבת Microsoft 365.
איך זיהינו את מקור הבעיה
במהלך סיכום ה-Audit מול הלקוח, עברנו יחד על צריכת האחסון בסביבת SharePoint. המטרה הייתה לא רק להציג מספרים כלליים, אלא להבין בפועל מה תופס את המקום.
לאט לאט התמקדנו באתר הרלוונטי, לאחר מכן בספריית המסמכים הגדולה ביותר, משם בתיקייה המרכזית ובסופו של דבר הגענו לקובץ בודד שתפס כ-250GB.
זה היה ממצא משמעותי, משום שללא בדיקה ממוקדת הלקוח כלל לא היה מודע לכך שקובץ אחד משפיע בצורה כל כך גדולה על צריכת האחסון של כל סביבת Microsoft 365.
קובץ שלא מתאים לשמירה ב-SharePoint
בבדיקה התברר שמדובר בקובץ מסד נתונים גדול, מסוג שלא באמת מתאים לעבודה שוטפת מתוך SharePoint.
הסברתי ללקוח שקבצים מסוג זה מתאימים בדרך כלל יותר לאחסון בשרת קבצים או בפתרון ייעודי אחר, ולא בתוך ספריית מסמכים ב-SharePoint Online. SharePoint מצוין לניהול מסמכים, שיתוף, הרשאות, גרסאות ושיתופי פעולה, אבל לא כל סוג קובץ מתאים אליו באותה מידה.
הגרסאות היו חלק גדול מהבעיה
לאחר בדיקה נוספת התברר שהקובץ לא תפס מקום רק בגלל הגודל הנוכחי שלו. היו לו כ-300 גרסאות, כאשר כל גרסה הייתה בגודל של כ-900MB.
בפועל, המשמעות הייתה שמנגנון הגרסאות שמר שוב ושוב עותקים גדולים מאוד של אותו קובץ. זה יצר צריכת אחסון חריגה מאוד ביחס לצורך העסקי האמיתי.
כדי לצמצם את הבעיה, שינינו את הגדרות שמירת הגרסאות בספריית המסמכים. בנוסף, בדקנו גם את ההגדרות ברמת ניהול SharePoint, שם קיימות מגבלות מסוימות שלא תמיד מאפשרות לרדת מתחת למספר גרסאות מסוים.
חשוב לדעת: מחיקת גרסאות ישנות לא תמיד מתבצעת מיידית. במקרים מסוימים, הגרסאות הישנות יצומצמו רק לאחר שינוי נוסף בקובץ או לאחר שתהליך הרקע של SharePoint יבצע את הניקוי. לכן חשוב להסביר ללקוח שהחיסכון לא תמיד מופיע באותו רגע.
התוצאה: חיסכון משמעותי באחסון
בעקבות ה-Audit, הלקוח הצליח לחסוך כמעט שליש מנפח האחסון הכולל שלו ב-Microsoft 365.
הנקודה החשובה היא שהבעיה לא הייתה גלויה לעין.
בפועל, היא צרכה מאות GB והשפיעה על כל ניהול האחסון של הארגון.
ללא Audit מסודר, סביר להניח שהלקוח היה מתמודד עם מגבלות מקום בלי להבין מה מקור הבעיה ונאלץ אולי לשלם על תוספת אחסון, ללא צורך אמיתי.
כיצד למנוע מקרה דומה?
לחץ על הקישור לקריאת המאמר שכתבתי בנושא הגדרת מכסת אתר ב SharePoint Online.
למה Audit ל-SharePoint יכול לחסוך כסף
Audit טוב ל-SharePoint Online לא מסתכם רק ברשימת אתרים או בדוח טכני. הוא צריך לזהות בפועל איפה יש בזבוז, איפה יש סיכון ואיפה ניתן לשפר את הסביבה בצורה מיידית.
במסגרת בדיקה כזו אפשר לאתר:
- אתרים שצורכים נפח חריג.
- ספריות מסמכים עם כמות גרסאות גבוהה מדי.
- קבצים שלא מתאימים לשמירה ב-SharePoint.
- הרשאות לא מסודרות.
- מבנה אתרים ותיקיות שדורש ניקוי.
- בעיות Governance שמשפיעות על ניהול הסביבה לאורך זמן.
צריכים לבדוק את סביבת SharePoint שלכם?
אם סביבת SharePoint Online או Microsoft 365 שלכם גדלה עם הזמן ואתם לא בטוחים מה באמת קורה בה, Audit מקצועי יכול לעזור לכם לקבל תמונה ברורה.
אני עוזר לארגונים לבדוק, לייצב ולשפר סביבות SharePoint, גם ב-Microsoft 365 וגם בשרתים מקומיים.
אם אתם רוצים להבין מה תופס מקום, איפה קיימים סיכונים ואיך אפשר לשפר את הסביבה שלכם, אפשר ליצור קשר ולתאם בדיקת SharePoint ממוקדת.