SharePoint או OneDrive ?
אחת השאלות הנפוצות בארגונים שעובדים עם Microsoft 365.
בשני הכלים אפשר לשמור קבצים בענן, לשתף מסמכים, לעבוד על אותו קובץ במקביל ולסנכרן את המידע למחשב. לכן ההבדל ביניהם לא תמיד ברור.
חשוב גם להבחין בין שני שימושים שונים במונח OneDrive:
- OneDrive האישי שמוקצה לכל משתמש בארגון.
- אפליקציית הסנכרון של OneDrive שמאפשרת לסנכרן למחשב גם קבצים אישיים וגם ספריות מסמכים של SharePoint.
במאמר זה, כאשר אני משווה בין SharePoint ל-OneDrive, אני מתייחס למקום שבו המידע נשמר: OneDrive האישי של כל משתמש לעומת אתר SharePoint ארגוני. אינני מתייחס לעצם השימוש באפליקציית OneDrive לצורך סנכרון ספריית SharePoint למחשב.
הבחירה במקום הלא נכון עלולה ליצור תלות בעובד מסוים, הרשאות לא מסודרות, קבצים כפולים וקושי למצוא מידע בהמשך.
הכלל הבסיסי פשוט:
OneDrive מיועד בעיקר לעבודה האישית של המשתמש.
SharePoint מיועד למידע משותף ששייך לצוות או לארגון.
מתי נכון להשתמש ב OneDrive?
OneDrive הוא סביבת הקבצים האישית של כל משתמש ב-Microsoft 365.
זהו המקום המתאים לקבצים שנמצאים עדיין בעבודה אישית, לדוגמה:
- קבצי עבודה אישיים שאינם מיועדים עדיין לשיתוף עם אחרים.
- סיכומי פגישות אישיים.
- קבצי עבודה פרטיים.
- הערות ותכנון אישי.
חשוב להדגיש שמדובר ב-OneDrive ארגוני ולכן הוא מיועד למידע הקשור לעבודה ולא לאחסון מסמכים אישיים שאינם קשורים לארגון.
אפשר לשתף קובץ או תיקייה מתוך OneDrive עם עובדים אחרים. שיתוף כזה מתאים בעיקר כאשר מדובר בשיתוף נקודתי או זמני.
לדוגמה, עובד מכין הצעת מחיר ורוצה לקבל הערות משני עמיתים לפני שהגרסה הסופית תעבור לספריית המסמכים של מחלקת המכירות. במקרה כזה, OneDrive יכול להתאים לשלב ההכנה.
עם זאת, עצם העובדה שאפשר לשתף תיקייה מתוך OneDrive אינה הופכת אותה לספרייה מחלקתית.
כאשר תיקייה אישית הופכת בהדרגה למקום שבו צוות שלם מנהל מידע שוטף, עלולות להופיע בעיות:
- התיקייה נשארת קשורה לחשבון של אדם מסוים.
- קשה להבין מי אחראי לניהול ההרשאות.
- עובדים שעוברים תפקיד עלולים להמשיך להחזיק בהרשאות.
- נוצרות תיקיות משותפות רבות ללא מבנה ברור.
מתי נכון להשתמש ב SharePoint?
SharePoint מתאים כאשר הקבצים אינם שייכים לעובד מסוים, אלא לצוות, למחלקה, לפרויקט או לארגון כולו.
לדוגמה:
- מסמכי מחלקת משאבי אנוש.
- נהלים ארגוניים.
- חוזים ותבניות.
- מסמכי פרויקט.
- חומר מקצועי של צוות.
- מסמכים שצריכים להישאר זמינים גם לאחר שעובד עוזב.
- מידע שדורש הרשאות, גרסאות, מטא-דאטה או תהליך אישור.
ב SharePoint ניתן להקים אתרי צוות, ספריות מסמכים, עמודי מידע, רשימות ותהליכים עסקיים. אפשר לנהל את המידע לפי מחלקות, פרויקטים או תחומי פעילות ולא לפי המבנה האישי של כל עובד.
Microsoft עצמה מציגה את SharePoint ו-OneDrive כשירותים משולבים: שניהם מאפשרים שיתוף וניהול תוכן, אבל SharePoint מספק את המסגרת הארגונית והצוותית הרחבה יותר.
ההבדל המרכזי אינו רק מי יכול לגשת לקובץ
לעיתים חושבים שההבדל בין SharePoint ל-OneDrive מסתכם בהרשאות:
- ב-OneDrive רק המשתמש עצמו רואה את הקבצים.
- ב-SharePoint כל העובדים רואים את הקבצים.
בפועל, ההבחנה זו לא הנכונה.
גם ב OneDrive אפשר לשתף קבצים עם אנשים רבים וגם ב SharePoint אפשר ליצור ספרייה שרק מספר קטן של משתמשים מורשים להיכנס אליה.
ההבדל החשוב יותר הוא הבעלות העסקית על המידע.
קובץ ב OneDrive נמצא בסביבה האישית של המשתמש.
קובץ ב SharePoint נמצא באתר ארגוני או צוותי וממשיך להיות חלק מהסביבה המשותפת, ללא תלות בעובד שיצר אותו.
לכן כדאי לשאול:
האם המסמך שייך לי באופן אישי, או שהוא שייך לתפקיד, למחלקה או לפרויקט?
אם המסמך צריך להמשיך לשמש את הארגון גם בעוד שנה, סביר להניח שמקומו ב SharePoint.
SharePoint או OneDrive : טבלת החלטה פשוטה
| סוג המידע | המקום המתאים |
|---|---|
| טיוטה אישית | OneDrive |
| מסמך זמני | OneDrive |
| קובץ שרק אני עובד עליו כרגע | OneDrive |
| מסמך מחלקתי | SharePoint |
| נהלים ארגוניים | SharePoint |
| מסמכי פרויקט | SharePoint |
| תבניות רשמיות | SharePoint |
| קבצים של צוות Microsoft Teams | SharePoint |
| שיתוף זמני של מסמך אישי עם עמית | OneDrive |
| מידע שצריך להישאר בארגון לאורך זמן | SharePoint |
איך מעבירים מסמך מ OneDrive ל SharePoint
Microsoft 365 מאפשר להעביר ולהעתיק קבצים בין OneDrive לבין SharePoint, כך שאין צורך ליצור עותק חדש ידנית ולנתק את היסטוריית העבודה מהמסמך.
בלחיצה על כפתורים Copy to או Move to ניתן להעביר קבצים ותיקיות ל SharePoint
האם חייבים לעבוד דרך הממשק של SharePoint?
לא בהכרח.
ארגון יכול לשמור את הקבצים בתוך SharePoint ובמקביל לאפשר למשתמשים לגשת אליהם באמצעות סייר הקבצים במחשב. אפליקציית הסנכרון של OneDrive יכולה לסנכרן ספריות מסמכים של SharePoint ולהציג אותן ב-File Explorer.
Microsoft מתעדת במפורש את השימוש הזה.
פתרון כזה יכול להתאים מאוד לארגון שרוצה לשמור את הבעלות הארגונית, ההרשאות והמבנה של SharePoint אך לאפשר לעובדים להמשיך לעבוד בצורה המוכרת להם עם תיקיות וקבצים.
אם הארגון אינו משתמש בתצוגות, במטא-דאטה, ברשימות או בתהליכי עבודה וכל מה שהמשתמשים צריכים הוא גישה פשוטה לקבצים, אפשר בהחלט להשתמש בסנכרון OneDrive כדי לפשט את העבודה. המשתמשים אינם חייבים להכיר לעומק את SharePoint או להיכנס לאתר בכל פעם שהם רוצים לפתוח מסמך.
במקרה כזה המידע עדיין נשמר ב-SharePoint ולא ב-OneDrive האישי של אחד העובדים. OneDrive משמש רק ככלי שמסנכרן את ספריית SharePoint למחשב.
עם זאת, גם עבודה באמצעות סנכרון דורשת מבנה נכון. חשוב להימנע מספרייה אחת עצומה עם מאות אלפי קבצים, עומק תיקיות מוגזם והרשאות שונות בכל תיקייה.
לסיכום
הבחירה בין SharePoint ל-OneDrive אינה בחירה בין שני מוצרים מתחרים. שני הכלים משלימים זה את זה.
OneDrive האישי מתאים לטיוטות, לעבודה האישית של המשתמש ולשיתוף זמני.
SharePoint מתאים למסמכים עסקיים ולמידע משותף שצריך להישאר בבעלות הצוות או הארגון.
אפשר לשמור את המידע ב-SharePoint ולסנכרן אותו למחשב באמצעות אפליקציית OneDrive. כך הארגון מקבל סביבת מידע משותפת ומנוהלת והמשתמשים יכולים להמשיך לעבוד בצורה פשוטה ומוכרת דרך התיקיות במחשב.
כאשר מגדירים כללים ברורים לגבי המקום שבו כל סוג מידע צריך להישמר, קל יותר לנהל הרשאות, לאתר מסמכים ולמנוע תלות בעובדים מסוימים.
ארגון שבו תיקיות מחלקתיות נשמרות ב-OneDrive האישי של עובדים או שבו ספריות SharePoint מסונכרנות ללא תכנון צריך לבחון מחדש את מבנה העבודה שלו ב-Microsoft 365.
בדיקת SharePoint Online Audit יכולה לזהות ספריות שאינן בנויות נכון, הרשאות חריגות, שיתוף חיצוני ומידע ארגוני שנשמר במיקומים אישיים במקום בסביבה משותפת.